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就業規則の知恵袋

就業規則は労務トラブルを解決する知恵袋です。

裁判や労働審判など争いの場に出た場合は、就業規則で解決をします。では、就業規則をどのように作れば、会社に有利な解決ができるのでしょうか?

就業規則の知恵袋

Q1 解雇でトラブルを避ける良い方法はないでしょうか?
問題社員を解雇しようと思っています。しかし、新聞などで訴訟問題に発展するケースが多く紹介されており心配しております。何かトラブルを避ける良い方法はないでしょうか?
解雇とは、「労働契約を将来に向かって解約する使用者側の一方的意思表示である」とされています。
解雇については労働契約法第16条で「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」と定められていて、会社の都合だけで解雇をすることはできません。
どのような場合に解雇となるのか、就業規則に解雇事由を定め、それに則って行う必要があります。

一般的に解雇は、普通解雇、懲戒解雇、整理解雇の3つに分けられます。
普通解雇とは、従業員の勤務成績不良などで解雇する場合です。
懲戒解雇とは、従業員の職場規律違反、非行等を理由として解雇する場合です。
整理解雇とは、事業の縮小に伴い従業員を解雇するといった場合です。

普通解雇と懲戒解雇は、就業規則に則って行わなければなりません。
また、就業規則に定められた解雇事由に該当するような場合でも、一回の事案でいきなり解雇することは解雇権の乱用とみなされる場合があります。

会社として、本人に適切な注意や教育を実施し、それでも改善されない場合に就業規則を適用して解雇を行うように手順を踏む必要があります。

普通解雇と懲戒解雇と違い、いわいるリストラにあたる整理解雇をするには、さらに厳しくなり、次の4つの条件をすべて満たしている必要があります。

1.人員削減の必要性(特定の事業部門の閉鎖など)があること
2.人員削減の手段としての整理解雇をすることの必要性(解雇回避のために配置転換等をする余地がないなど)があること
3.解雇される従業員の選定の妥当性が認められること
4.解雇手続の妥当性(労使間で事前に協議等を実施していること)があること

このように、解雇には多くの制約があり、これをクリアしなければ不当解雇で訴えられるリスクが大きくなりますし、クリアしていたとしても、労働者が納得できなければ訴訟に発展する可能性はゼロではありません。

実務的にはできる限り退職勧奨などにより自主退職をしてもらうようにし、解雇は最終手段として発動させることが望ましいといえます。

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Q2 パート従業員用の就業規則はどのようなものを作成したらよいでしょうか?
我が社は、パート従業員を多数抱えていています。パート従業員用にどのように規定を定めて運用すべきでしょうか?
就業規則には「適用範囲」が規定されています。これは、“その就業規則が誰に適用されるか”ということを定めたもので極めて重要な項目です。
多くの会社の場合、パート従業員などは正社員と異なる労働条件であるため、上記のように就業規則で「別途規定を定める」としていますが、意外とこの「別途規程」を定めていない会社が多く見受けられます。
いくら就業規則にこう書いてあっても、別規程が存在しない場合はパート従業員といえども社員の就業規則が適用されることになってしまいます。
退職金や賞与の支給、慶弔休暇、昇給時期など、正社員と扱いが異なる部分について、明確にした規定を作成しておく必要があるでしょう。
例えば、“パート従業員には退職金などは出さない”という会社がほとんどでしょう。しかし、実際には次のようなトラブルが起こっています。

1.トラブルで退職した後、会社にいろいろなことを要求してくる

経営状態などの理由で解雇し、そのことに納得しないパート従業員が会社に それなりの補償として正社員と同じ水準の退職金を請求してくる。

2.自分が正社員と同じような身分だと思っている

パート従業員でも、10年以上も勤めているうちに自分がパートだということを忘れてしまい、正社員と同様の退職金がもらえると思い込んでいる。

これらのトラブルを防ぐには、パート従業員用の就業規則を作成し、その中で退職金の支給の有無などを定めておかなくてはいけないのです。
もし、パート従業員用の就業規則が存在しなければ、上でも述べたように、正社員の就業規則が適用され、正社員と同じように退職金の支払わなくてはならない場合もあります。
会社によっては、パート従業員やアルバイトはそれほど人数もいないし、特に「パート従業員」用の就業規則は作成せず、個別の話し合いで待遇を決めているという会社もあるでしょう。このような場合は、パート従業員用の規程を作らずに、個別の契約書で対応する方法もあります。
どちらにしても、正社員とそれ以外の従業員で、労働条件等の待遇が異なる部分を明確にしておくことが大変重要です。

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Q3 病気で長期欠勤中の社員がいます。どのように対処したらいいでしょうか?
「従業員が病気で入院し、長期欠勤しています。会社としてはどのような対応をとるべきでしょうか?」
従業員が私傷病等で正常な勤務をできない場合は、休職を命じて療養に努めさせることができます。
単に欠勤でもかまわないのですが、休職を命ずることで回復に努めることが従業員の責務であることが明確になります。

ただし、休職制度は会社独自に設けるものですから、就業規則において休職について定めておく必要があります。
一般的には1ヶ月程度の期間出勤ができない場合に、休職へと入っていくことが多いです。また休職期間は勤続年数に応じて変えるケースもあります。

一般的には休職期間中は給与を支給しないというケースが多いでしょう。休職した場合、会社から給与を支払わないとしている会社が多いのは、会社が給与を支払わなかったとしても、健康保険から標準報酬日額の3分の2にあたる「傷病手当金」が支給されるからという理由もあるでしょう。
ただし、注意したいことは、給与を支払わなくても社会保険料がかかるということです。
休職期間中の保険料の取り扱いについても、毎月清算するのか、または復帰後に徴収するのか、就業規則できちんと定めておくことが必要です。

最近はうつ病など精神疾患により休職するケースが増えています。けがなどと異なり、復帰の目途が非常にたてにくいといえます。
休職制度では、休職期間を満了しても復帰できない場合は、自然退職とする規程を設けることが一般的です。
たとえ病気であっても解雇となると慎重に対応しなければなりません。
しかし、自然退職とすることで解雇の問題を回避することができ、会社のリスクを軽減することができます。

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Q4 社員に出向を命じていますが、同意は必要でしょうか?
子会社に出向を命じた社員がそのことに難色を示しています。社命として出向させることはできますか?
出向とは出向元会社の社員のとしての身分を保持したまま他の出向 先会社に異動し、その指揮命令にしたがって労務の提供を行うことを言います。

出向を命ずるには本人の同意が必要とされますが、それが就業規則の規程や入社時の誓約書による「包括的同意」でもよいとされています。そこで、まず御社に就業規則があり、そこに「会社は業務上の必要性に基づいて、社員に対し出向を命ずることがある」などの出向に関する規定があれば、社命として出向させることは可能です。

就業規則がなく、また出向を命ずることがある旨が明記された入社時の誓約書などもない場合は、本人の同意がなければ出向させることは難しいでしょう。

しかし、どちらにしても現実的には本人がある程度納得して出向先に行ってもらわなくては、よい仕事はできません。

出向で一番問題になるのは労働条件の低下がある場合です。出向すると、労働時間や休日、休憩などは出向先の就業規則に従うことになりますが、子会社への出向の場合などはこれらの労働条件が低下することがよくあります。

入社時の包括的同意があれば、多少の労働条件の低下は同意されているものと見なすことができますが、その低下があまりにも大きい場合は出向元の会社が何らかの補填をする必要も出てきます。

このあたりはケースバイケースで対応するしかないというのが現実です。

出向に関する会社の対応について、
●1 就業規則などで出向義務はしっかりと規定しておく
●2 入社時や普段から社員には出向があること、それに対して正当な理由なく拒否することはできないということを社員に周知させておく
●3 出向を命ずるときはその条件を明確にして、社員本人の意見をきく(ただし、同意は必要としないということを本人にも理解させておく)
ということが重要でしょう。

その上で、就業規則で定められていることだから社員の個人的な事情で拒否はできないけれど、会社として意見や希望は聞きますよ、という対応をして、できるだけ納得してもらうように話し合うのがよいのではないでしょうか。
なお、転籍の場合は就業規則の定めに関わらず、本人との個別の同意が必ず必要になってくるので注意が必要です。

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Q5 定期昇給をやめることはできますか?
当社の経営状態が悪化しています。昇給をストップすることは出来るのでしょうか?
昇給を必ず行わなければならないという法律による定めはありません。昇給を行うかどうかは、就業規則にどのように定められているかで決まります。実際、「毎年4月に昇給する」というような就業規則を多く見ます。このように、就業規則あるいは給与規程に毎年昇給する旨の記載がある場合は、昇給を行わないということは許されず、何があっても昇給しなければなりません。昇給ストップを行うためには、就業規則等を変更する必要があります。しかしこれは、重要な労働条件の不利益変更となりますので、高度の必要性に基づいた合理的な理由が厳しく求められます。

また、業績等に応じて昇給するかどうかを都度決定した場合は、就業規則等に「業績が著しく悪化した場合、その他やむを得ない事由がある場合は、昇給を行わない」旨の但し書きをしておくことが必要です。

しかし就業規則等がこのような定めになっていたとしても、昇給をストップするということは、今まで定期的に昇給を行っていたのではないかと思います。このような状況での昇給のストップに対しては、事前に社員に充分に事情を説明し、理解してもらうことが重要です。

コスト削減や役員報酬の引き下げ、賞与の減額等の出来る限りの経営努力を行うことが、社員の理解を得る前提条件となるのでないでしょうか。
また一律に昇給をストップするのでなく、管理職から昇給をストップする、あるいは管理職とその他の社員と昇給ストップ率の差をつけるなど段階的に進めることにより社員の理解を得やすくなるでしょう。

昇給のストップを行うことによる社員のモラールの低下は覚悟しておかなければならないでしょう。不思議なもので、賃金の上昇がストレートにヤル気に繋がらないにもかかわらず、賃金の低下(据え置きも同様です)はヤル気を減退させます。昇給ストップによるコストカットが、それ以上の生産性の低下となっては、昇給ストップの意味がなくなってしまいます。限られた原資をいかに効果的に配分するか賃金体系の見直しを行い、モラールの低下を極力抑える方法を模索することも一案ではないかと思います。

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Q6 退職した社員から、賞与を請求されました。
10月末に自己都合により退職した社員から、在籍期間に応じての12月賞与の支払を請求されました。12月賞与の査定期間は、5月〜10月なので支払わなければならないのでしょうか?
賞与は一定の査定期間の成果に対する報奨金として支給されることが多く、「その期間在籍していたのだから、払って欲しい」という要求は多く聞きます。
そもそも賞与の支給については、支払うかどうかということから会社が事由に決めることができます。従って、就業規則等に賞与の支払いについて、会社の方針を明確に示しておく必要があるといえます。

ご質問のようなトラブルを起こさないためにも、「*月*日(あるいは賞与支給日)に在籍する者に支給する」などの支給基準日や査定期間・支給対象者などの支給条件についても、規定で定めておくことが望ましいでしょう。

また、判例では、規定等に定めがなくても慣行としてある場合は、規定があるのと同様であるとの判断が一般的です。たとえば、支給日に在籍していない社員にも賞与を払うことを、長年繰り返していて、慣行となっている場合には、ご質問のケースでも退職者に賞与を支払う必要が出てきます。

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Q7 有給休暇の付与日が社員ごとに違い、管理が煩雑です。統一的に付与する場合の注意点を教えてください。
我社では、年次有給休暇を採用日を基準として付与してきました。しかし今後、中途採用を中心として従業員を増員していく予定であり、年次有給休暇の管理が煩雑となることが予想されます。出来れば統一した付与日を設けて年次有給休暇を付与するように変更したいのですが、どのような点に注意すればよいのでしょうか?
年次有給休暇は、6ヶ月の継続勤務とその間の8割以上の出勤という要件が満たされたとき、年次有給休暇を請求する権利が法律上当然に生じます。

会社側としては、従業員個人ごとに年次有給休暇を請求する権利が何日分あり、その内の何日分を消化したのかを把握する必要があります。採用日を基準とした場合、採用日はそれぞれ異なりますから個人管理でしか把握することは出来ず、事務上煩雑となってしまいます。この問題を解決するため、年次有給休暇を算定する上で統一した基準日(年次有給休暇を付与する日)を設けて年休を付与することが出来ます。

このような取扱いをする場合、通達で次のような条件を示しています。
・法定の基準日以前に付与する場合、年次有給休暇付与要件である8割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすこと
・次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ期間またはそれ以上の期間を法定の基準日から繰り上げること

新入社員の場合、採用日から新たに設けた基準日までの期間が6ヶ月の人もいれば、極端な場合では1日しかない人もいることでしょう。このような様々な条件のいずれの人にも不利とならないようにしなければなりません。 年次有給休暇を算定する場合において、勤務期間は常に切り上げで算定する必要があります。
基準日の前日に採用された従業員に対しても、統一された基準日に10日の年次有給休暇を付与するという対応となります。以前より在籍している従業員に対しても、短縮された期間は全期間出勤したものと見なして、同様の取扱いとなります。
次年度以降の出勤率の算定については、統一した基準日から1年間で算定し、1年後の基準日に付与することとなります。

また基準日を変更する場合は、常に労働者の不利益とならない方法での変更のみが可能となりますので、基準日を早め、算定期間を1年より短縮する場合しか認められません。

ところで基準日は年1回とは限りません。基準日を年1回(例えば4月1日)とした場合、6月1日入社の人は、12月1日に10日、翌年4月1日に11日の年次有給休暇が付与されることになります。入社6ヵ月後の付与については、個人管理するしかありません。
基準日を年2回(例えば4月1日と10月1日)とした場合は、4月1日から9月30日に入社した人の基準日は10月1日、10月1日から3月31日までに入社した人の基準日は4月1日となります。この方法では、入社後6ヶ月以内に必ず基準日がありますので、最初の基準日に10日の有給休暇を付与すればよいことになります。

いずれの方法にしろ、統一した基準日とすることにより採用日により不公平が生じます。
統一した基準日で年次有給休暇を管理する方法に変更する際には、決して労働者にとって不利となっているのでなく、有利さの幅に差が生じることを理解してもらう必要があります。

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Q8 退職の際に、一括して有給休暇を消化されて困っています。
社員が急に辞めると言い出し、翌日から1ヶ月近くも有給を使うと言い出しました。拒否することができますか?
結論から申し上げると、有給休暇は労働者の権利なのでどうしても本人が取得すると主張すれば会社としては与えざるを得ません。
会社は、労働者が有給休暇を請求したとしても、「事業の正常な運営を妨げる」場合には、有給休暇のタイミングを変更させることができます。しかし、退職日までに使わなかった有給休暇は消滅してしまいますので、今回のようなケースでは、退職予定日以降に有給休暇を取るように変更させることはできず、請求どおりに与えなければなりません。

また「事業の正常な運営を妨げる」場合とは、その本人でしか正常な業務が出来ず、代替要員の確保が難しい場合などであり、実際は会社側にとってはかなり厳しい条件になっています。

このような事態になってしまう前に、普段から就業規則などを以下のように整備しておくとともにその周知と理解を社員全員にしておくべきでしょう。

●対策1---------------------------------
就業規則の服務規律の欄に「退職願を提出したものは、退職の日まで従前の業務に従事するとともに、上司の指示に従い、必要事項の引継ぎを完全に行わなければならない。」などの引継ぎの義務を規定しておきます。 この規定を本人に示し、どうしても有給を取ると言うのであれば、有給は認めても服務規律違反で減給などの懲戒処分とすることも可能です。

●対策2--------------------------------
就業規則の退職の欄に「社員が自己都合により退職しようとするときは、退職希望日の 30日前までに退職届を提出し、承認を得なければならない。」といった規定を設け、出来るだけ1ヶ月以上前(あるいはもっと前)に会社に文書で意思表示をすることを求めておきます。

  民法上は退職の意思表示をして14日経過でその申し出は効力が発生しますが、会社の決まりがあれば、退職は1ヶ月先にしてほしいと社員に話しやすくなります。引継ぎについてなど話し合いももてるでしょう。

●対策3--------------------------------
有給休暇の計画的付与を活用します。
例えば、就業規則上で定められている夏期休暇の前後に2日間を交替制で有給休暇を計画的に付与するなどの使い方もできます。普段何気なく休みにしていることが多いですが、このように意識して使うことで、有給休暇を消化することができます。

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